私は極力お客様とのやり取りはメールやLINEを用いています。
なぜメールやLINEを使っているのかと言いますとメリットがあるからです(主なメリットはコチラ↓↓↓)
〇施術中に電話に出なくて済む
(あまり施術の手を止めたくないですからね)
〇手が空いた時に返信が出来る
(手が空いた時だと、予約状況を考えて対応ができます)
〇メールだと証拠が残る
(これ結構重要。電話の場合予約の取り待ちえが有った時にどっちが間違えたか分かりませんから)
〇指導したエクササイズの動画を送ったり、質疑応答が出来る
(施術効果を上げるのにとても役立ちます)
逆にメールやLINEのデメリットもございます。
●誤変換や誤送信
(誰でも経験ありますよね…笑)
●文法の間違え
(言葉遣いがおかしくなったりね…汗)
●気分次第で言葉が変ってしまう可能性がある
(予約時間を過ぎてからの予約変更とかは、少々感情的になったりするかもしれませんから要注意です)
このようにお客様とメールでやり取りをするのは一長一短あるのですが、私にとってはメリットの方が大きいので、メールができるお客様とは極力メールでお願いしています。
そんなメールでの対応で私が一番気を付けている事は…
〇誤字脱字に気を付ける
〇敬語を使う
〇敬称を必ず付ける
〇読みやすいように改行やスペースを使う
〇誤解を招きかねない表現は避ける
こんな感じです。
この中で一番気を付けなければならないのが「誤解を招きかねない表現は避ける」です。
メールの文章によっては相手が誤解していしまう事があります。
それって殆どの場合、相手の目線に立っていないから起こる間違いです。
「相手がこのメールを読んだらどう解釈するか」と相手目線になれば自ずと言葉の選び方も変わってきます。
こんな配慮が失敗を未然に防ぐ方法かと思います(微笑)